Про Положення про сектор документообігу та контролю апарату районної державної адміністрації

Версія для друкуВерсія для друку
Дата: 
29.01.2020
Номер: 
15

НОВОСАНЖАРСЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ
ПОЛТАВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

РОЗПОРЯДЖЕННЯ
ГОЛОВИ РАЙОННОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ

29.01.2020                                                                        смт. Нові Санжари                   №15                

Про Положення про сектор
документообігу та контролю
апарату районної державної адміністрації

Відповідно до статті 6 Закону України „Про місцеві державні адміністрації”, Закону України «Про державну службу», постанови Кабінету Міністрів України від 26.09.2012 № 887 «Про затвердження Типового положення про структурний підрозділ місцевої державної адміністрації (із змінами)», постанови Кабінету Міністрів України від 23.05.2018 № 434 «Про внесення змін до деяких постанов Кабінету Міністрів України»:
1. Затвердити Положення про  сектор документообігу та контролю апарату районної державної адміністрації  (додається).
2. Визнати таким, що втратило чинність, розпорядження голови райдержадміністрації від 10.07.2018 №204 „Про Положення про відділ  документообігу та контролю апарату районної державної адміністрації».

 

Виконувач
обов’язків голови                                                         Н.ПОСТОЛЬНИК   

 

 

                                                                                             ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                                            Розпорядження голови
                                                                                            Новосанжарської районної
                                                                                            державної адміністрації
                                                                                            29.01.2020 №15

 
ПОЛОЖЕННЯ
про  сектор документообігу та контролю апарату районної державної адміністрації

1. Сектор документообігу та контролю апарату районної державної адміністрації ( далі – сектор) є структурним підрозділом апарату районної державної адміністрації,  підпорядковується голові райдержадміністрації та керівнику апарату райдержадміністрації.
2. У своїй діяльності сектор  керується Конституцією України та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпорядженнями голови облдержадміністрації, райдержадміністрації, наказами керівника апарату райдержадміністрації, а також цим Положенням.
3. Робота сектору проводиться за квартальними планами, що затверджуються керівником апарату райдержадміністрації.
4.    Сектор виконує такі завдання:
1) Встановлює єдиний порядок документування управлінської інформації та роботи  з документами,  відповідно до визначених нормативно-правовими актами вимог із застосуванням  сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах, апараті райдержадміністрації, забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в системі електронного документообігу АСКОД (далі – СЕД);
2) Організовує роботу зі зверненнями громадян.
3) Здійснює контроль за виконанням управліннями, відділами та іншими структурними підрозділами райдержадміністрації, територіальними органами центральних органів виконавчої влади, органами місцевого самоврядування в частині здійснення ними делегованих повноважень органів виконавчої влади актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, розпоряджень і доручень голів обласної та районної держадміністрацій (далі – документи) та за станом роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, а також аналіз причин порушення строків виконання документів і вносить пропозиції щодо їх усунення.

4)Бере участь у погодженні проєктів розпоряджень голови райдержадміністрації, проєктів наказів керівника апарату райдержадміністрації, проєктів  нормативно-правових актів.
5) Бере    участь   у   розробленні    проектів   розпоряджень           голови 
райдержадміністрації, проєктів наказів керівника апарату райдержадміністрації, проєктів  нормативно-правових актів, головним розробником яких є інші структурні підрозділи.
6) Надає методичні рекомендації з питань ведення діловодства в управліннях, відділах, інших структурних підрозділах райдержадміністрації, органах місцевого самоврядування.
7) Інформує голову райдержадміністрації про стан виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад  управліннями та відділами райдержадміністрації, територіальними органами центральних органів виконавчої влади, органами місцевого самоврядування.
9) Сприяє органам, що здійснюють управління в архівній сфері, реалізації державної політики в галузі архівної справи.
5. Сектор відповідно до покладених на нього завдань:
1) Проводить приймання, реєстрацію і передачу кореспонденції за призначенням.
2) Здійснює реєстрацію документів з грифом ДСК, забезпечує їх проходження в апараті райдержадміністрації та збереження відповідно до інструкції.
3) Здійснює реєстрацію і відправлення кореспонденції.
4) Веде реєстраційну електронну картотеку.
5) Забезпечує облік звернень громадян, організацію прийому громадян.
6) Веде у встановленому порядку облік завдань, реалізація яких передбачена відповідними документами, та роботу з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад.
7) Перевіряє виконання документів структурними підрозділами райдержадміністрації, територіальними органами центральних органів виконавчої влади й органами місцевого самоврядування та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад.
8) Забезпечує контроль за своєчасним надходженням інформаційних та інших матеріалів від структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних підрозділів центральних органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування про стан виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад.                                                   
9) Здійснює облік і аналіз документообігу в апараті райдержадміністрації.
10) Складає зведену номенклатуру справ.
11) Згідно з встановленими нормами формує документи у справи та готує їх до передачі в районний архів.

12) Надає методичну допомогу працівникам апарату райдержадміністрації, управлінь, відділів райдержадміністрації, інших служб у підготовці і належному оформленні проєктів розпоряджень голови райдержадміністрації.
13) Реєструє розпорядження голови райдержадміністрації, забезпечує їх зберігання, своєчасне направлення копій адресатам згідно з реєстром розсилки.
14) Організовує стенографування засідань колегії райдержадміністрації, нарад та інших заходів, які проводяться головою райдержадміністрації, забезпечує їх належне оформлення та зберігання протягом визначеного терміну.
15) Видає з дозволу керівництва райдержадміністрації довідки, витяги, копії з документів, що знаходяться у секторі.
16) Здійснює контроль за обов'язковим дотриманням в апараті райдержадміністрації вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами та інструкцією з діловодства в апараті райдержадміністрації.
17) Забезпечує культуру діловодства, впровадження наукової організації праці, сучасних технічних засобів ведення діловодства в апараті райдержадміністрації.
18) Організовує у встановленому порядку доступ до публічної інформації, розпорядником якої є Новосанжарська районна державна адміністрація, фізичних, юридичних осіб, об’єднань громадян без статусу юридичної особи.
19) Забезпечує захист персональних даних.
20) Надає пропозицій щодо розгляду на нарадах та засіданнях колегії райдержадміністрації в порядку контролю ходу виконання розпорядчих документів органів вищого рівня та власних розпоряджень.
21) Надає виконавцям копії доручень голови райдержадміністрації за підсумками засідань колегії та нарад у голови райдержадміністрації та готує  інформацію про хід їх виконання.
22) Забезпечує контроль за своєчасним надходженням інформаційних та інших матеріалів від управлінь, відділів райдержадміністрації, територіальних підрозділів центральних органів виконавчої влади про стан виконання документів вищих керівних органів влади, розпоряджень голови райдержадміністрації,  та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад.
6. Сектор має право:
1) Одержувати у встановленому законодавством порядку від інших структурних підрозділів райдержадміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, незалежно від форми власності, та їх посадових осіб інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань;
2) Брати участь у засіданнях колегії, нарадах та інших заходах, що проводяться в райдержадміністрації та її структурних підрозділах.

3) Вносити пропозиції щодо заохочення чи притягнення до відповідальності керівників структурних підрозділів та інших посадових осіб райдержадміністрації.
4) Користуватись у встановленому порядку інформаційними базами органів виконавчої влади, системами зв’язку і комунікацій, мережами спеціального зв’язку та іншими технічними засобами.
5) Скликати в установленому порядку наради, проводити семінари та конференції з питань, що належать до його компетенції.
6) Вносити пропозиції щодо зняття з контролю чи продовження термінів виконання  документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад.                                                           
7) Сектор у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з відділами апарату райдержадміністрації та іншими структурними підрозділами                                                                 
райдержадміністрації, територіальними органами центральних органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування.
8) Сектор очолює  завідувач сектору, який призначається на посаду і звільняється з посади   керівником  апарату     районної    державної    адміністрації,     згідно із законодавством про державну службу
9. Завідувач сектору:
1) Здійснює керівництво діяльністю сектору, несе персональну відповідальність за виконання покладених на сектор завдань і здійснення ним своїх функцій. Забезпечує виконання планів роботи райдержадміністрації з питань, що стосуються сектору, та планів роботи сектору, вживає заходів щодо підвищення ефективності роботи сектору.
2) Подає на затвердження голові райдержадміністрації положення про сектор документообігу та контролю апарату райдержадміністрації.
3) Планує роботу сектору документообігу та контролю апарату райдержадміністрації, вносить пропозиції щодо формування плану роботи райдержадміністрації.
4) Звітує перед головою районної держадміністрації про виконання покладених на сектор та затверджених планів роботи.
5) Може входити до складу колегії райдержадміністрації.
6) Забезпечує дотримання працівниками сектору документообігу та контролю апарату райдержадміністрації правил внутрішнього службового, розпорядку та виконавської дисципліни;
7) Вносить на розгляд керівника апарату райдержадміністрації пропозиції з питань поліпшення ведення діловодства, архівної справи та інших питань, що належать до компетенції сектору.
8) Координує роботу сектору з іншими структурними підрозділами апарату, бере участь у заходах, які проводяться райдержадміністрацією.
9)  Підписує та візує документи в межах своєї компетенції, дає дозвіл на тиражування службових документів, підготовку та видачу копій і витягів з документів.

10) Представляє сектор у державних установах та громадських організаціях з питань, пов'язаних з його діяльністю.
11) Організаційно забезпечує діяльність архівного підрозділу райдержадміністрації.
12) Забезпечує в межах своєї компетенції збереження у секторі державної таємниці, іншої інформації з обмеженим доступом відповідно до законодавства.
16) Виконує інші обов'язки, покладені на нього керівництвом райдержадміністрації.

 

Керівник апарату районної
державної адміністрації                                                       І.М.Чернуха

 

 

 

 

Наверх ↑